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关于印发《永利皇宫4233con档案管理突发应急事件工作预案(暂行)》的通知

时间:2019-11-06来源:信息公开编辑:信息公开管理员点击:288 次

鄂幼专[2018]45 

 

关于印发《永利皇宫4233con档案

管理突发应急事件工作预案(暂行》的通知

各处室(系部)、汤逊湖校区管理办公室,直属各单位:

现将《永利皇宫4233con档案管理突发应急事件工作预案(暂行)》《湖北幼专档案安全及库房保管制度《永利皇宫4233con档案保密工作制度》《永利皇宫4233con档案查阅利用制度》《永利皇宫4233con档案工作职责》《永利皇宫4233con档案鉴定销毁制度》《永利皇宫4233con档案立卷归档和移交工作制度》《永利皇宫4233con档案统计制度》印发给你们,请认真组织学习,并遵照实行。

                                             永利皇宫4233con

                                                   20181122


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档案安全保管突发事件应急工作预案

(暂 行)

    

一、总则

(一) 目的

(二)适用范围

(三)工作原则

二、应急组织指挥机构及职责

三、运行机制

(一)预防预测

(二)应急信息报送

(三)应急响应

1.处置程序

2.应急保障

四、后期工作

(一)紧急转移安置

(二)档案抢救保护

(三)认真反思总结

(四)加强宣传教育

五、责任和奖惩

六、附则

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档案安全保管突发事件应急工作预案

一、总则

(一)目的

 为建立健全档案系统突发事件应急机制,提高学校档案安全保障和救灾能力,以有效预防、及时处置和解决档案管理工作中的突发事件,达到快速有效救援,减少档案资源损失,依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局中央档案馆《档案工作突发事件应急处理管理办法》和《湖北省档案管理条例》等法律、法规,特制定本应急预案。

(二)适用范围

因人为、自然灾害或不可抗拒因素等原因造成影响学校档案安全的重大事故和灾害,适用本预案。

(三)工作原则

1.坚持档案优先,快速救援原则。档案是不可再生资源,当面临其他财产损失和档案安全的选择时,要把保障档案的安全作为重大事故和自然灾害紧急处置的首要任务,提高应对和救援能力,迅速组织人员抢救档案,最大限度地减少对档案的影响。

2.坚持预防为主,常抓不懈的原则。把灾害预防作为档案安全工作的中心环节和主要任务,完善工作机制,强化安全管理,完善防范手段,建立安全预报机制,提高对重大事故和自然灾害的紧急处置能力。

3.坚持统一领导,分级负责的原则。由学校主要负责人统一指挥,分管校领导和部门负责人组成专班具体负责。

二、应急组织指挥机构及职责

永利皇宫4233con设立档案安全保管应急指挥领导小组,学校各部门负责人参与。

应急领导小组的主要职责是:档案安全保管发生重大事故或灾害时,具体组织事故处理、救灾管理和协调工作,及时统计受灾影响范围和受灾程度,向上级主管部门及时汇报。

三、运行机制

(一)预防预测

要按照早发现、早报告、早处置的原则,对检测到的事故苗头采取有效措施加以控制,对可能发生的危及档案安全的情况及时处理,积极防范,危机发生后快速反应,最大限度的降低受损程度。

(二)应急信息报送
     发生重大突发事件,要在第一时间报告学校主要领导。重大突发事件发生时,要迅速组织力量赶赴现场核实情况,在2小时内向省教育厅和省档案局报告,并通报各部门。报告内容包括:事件发生的背景、时间、影响范围、严重程度、档案损失的情况;人员和其他财产损失的情况,救援工作情况及存在的主要困难和急需解决的问题。

(三)应急响应

1.处置程序

  1)预案启动

①灾害预报部门发出灾情预警或档案室工作人员发现灾情后,迅速赶赴现场查看灾情,同时向学校主要领导和学校办公室负责人报告。由学校办公室提出启动本预案的建议报学校主要领导批准,决定启动本预案。

②请示启动本预案的主要内容包括:事件概述、启动建议、参与处置的部门。

③学校档案管理突发事件应急工作领导小组办公室根据需要设置:信息宣传组、现场处置组、综合协调组、善后处置组等工作机构,由学校相关部门承担相应职责,并指定工作人员参与相关工作组的工作。

    2)处置程序

①学校档案安全管理突发事件应急工作领导小组办公室通知各相关部门参与应急处置,各相关部门确定专人负责处置工作,实行24小时值班制度,负责人参与并保持通讯畅通。

②在学校档案安全管理突发事件应急工作领导小组的统一指挥下,各相关部门要加强沟通、互相支撑、积极配合、密切协作。

③学校档案安全管理突发事件应急工作领导小组办公室汇总各有关档案安全管理突发事件信息后向上级主管部门报告。

④由学校主要领导召集会议研究部署应急处置工作,由档案管理突发事件应急工作领导小组办公室负责承办。

⑤应急处置过程中,学校档案安全管理突发事件应急工作领导小组办公室督促检查各项决策和应对措施落实到位,取得实效。

⑥档案管理突发事件处置完毕,由学校档案安全管理突发事件应急工作领导小组办公室提出终止应急状态的建议,经批准后,终止应急响应并由学校档案安全管理突发事件应急工作领导小组办公室通知相关部门。

3)处置措施

①及时报警,在第一时间通知专业抢险救援部门等。在可能的情况下,采取行动消除事故。及时上报主管部门,书面材料在2小时内上报。

②迅速组织救援人员,妥善安置和转移受威胁档案。迅速控制危险源,标明危险区域,关闭和限制使用有关设备、设施,采取防止发生次生事件的必要措施。

③对突发事件可能造成的危害和损失做出初步判断,启动相关应急处置预案。

④对灾害事故造成的受损档案,马上组织力量进行补救。

2.应急保障

1)资金保障

按相关应急保障预案的规定,提供档案安全管理突发事件应急处置的资金保障工作。

2)物资保障

档案库房应具备必要的安全防护设施,配置灭火、去湿、消毒、除虫等必要的档案安全保护设备和耗材。突发事件发生后,要及时为救灾工作提供必要的车辆和应急物资,联系和准备充足的应急场地,落实安全管理措施。

3)人力保障

当事故或灾害发生时,积极协助专业救灾部门自救互助,最大限度减少灾害损失。

四、后期工作

(一)紧急转移安置

接到重大灾情预警,在学校的统一领导下,将档案按照有关救灾部门的要求,按指定路线转移到临时指定的安置场所,实施紧急避险。

(二)档案抢救保护

档案转移后,专职档案员应做好档案安全防护工作,视灾情严重程度及灾情的发展,及时向上级主管部门汇报灾情,申请给予救灾支援。

(三)认真反思总结

学校组织相关人员认真总结,反思引发事件产生的原因和问题,对事件处理中的经验和教训加以总结分析并形成文字材料报厅领导。要组织经常性的安全检查,彻底消除安全隐患。

(四)加强宣传教育

要加强应急预案的宣传和贯彻落实工作,普及应急救援基本常识和技能,教育干部职工树立档案意识、危机意识和应变意识,要加强档案突发事件处置工作研究、开展培训与模拟演练活动,提高突发事件的应对处置能力。

责任和奖惩

档案安全管理工作突发事件发生后,参与处置工作的人员要各司其职、反应迅速、行动有序、处置得当。对在处置工作中表现突出的个人和部门,按有关规定给予表彰;对玩忽职守、不负责任、办事不力、扯皮推诿、造成严重后果的人员,依照相关规定给予行政处分直至依法追究法律责任。

六、附则

本预案由校办公室负责说明,自印发之日起实施。

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档案安全及库房管理制度

为了维护档案的完整与安全,更好地保护和利用档案,充分发挥档案的服务功能,制订本制度。

一、档案的保管必须以维护党和国家的机密,确保档案材料的齐全、完整、安全,延长档案的寿命为原则。

二、档案库房负责统一保管学校各门类各载体档案,坚持“以防为主,防治结合”的方针和“坚固实用,安全防范,科学管理,利用方便”的原则,加强档案库房安全管理工作,保证档案的完整与安全。

二、档案库房应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施,安装防盗门、火灾报警器、电子监控等设施,配备灭火器、去湿机、空调机等设备。库房内严禁吸烟、严禁明火、严禁堆放易燃、易爆、易腐物品和其它杂物。

三、库房条件应符合档案保管温湿度要求,做好日常库房管理记录。库房档案应存放有序,方便查找和利用。档案装具必须符合国家规定。

四、严格实行档案进出库登记制度,建立健全登记手续。

五、定期对库藏档案进行清理、核对,做到目录与库藏案卷账物相符,防止遗失,确保档案的完整与安全。对破损或变质的档案及时进行修补、复制或作其它技术处理。

六、应保持库房的清洁卫生,离开库房要及时关门上锁,每日下班前要进行安全检查、切断电源、关好门窗。对档案安全管理工作不定期检查,及时消除安全隐患,节假日时要进行安全检查。

七、非档案工作人员不得进入档案库房。

八、档案人员如有变动,需办理工作交接手续,交接人员要逐一清点库藏档案,发现问题须在交接单备注栏详细说明并及时报告,认真填写交接目录,双方签字,以备查考。

                           

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档案保密工作制度

为严格贯彻实行《中华人民共和国保密法》及其实施办法,确保党和国家秘密安全,特制定以下制度:

    一、认真贯彻实行党和国家保密法律、法规和制度,严守党和国家机密,确保档案材料安全,杜绝泄密、失密现象。

二、凡入库档案均要根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》及其实施办法的有关规定确定密级、变更密级或解除密级。

三、涉密档案的查阅、复制、摘抄和利用,按保密法律法规及《湖北省档案管理条例》办理。学校教职工因工作需要利用涉密档案的,须经学校办公室负责人审批。党委会和校长办公会的会议记录和其他涉密文电,严格控制范围,无关人员,不得借阅。

四、所有档案应存放学校档案室库房,由专职档案管理员保管。不得将档案尤其是不得将带有涉密或敏感内容的档案托管在不具备保密涉密条件甚至背景复杂的档案保管服务机构。

五、进行档案的数字化处理,必须选择具有国家保密机构认证资质的单位进行,并事先签订安全保密协议。数字化处理结束后,必须移交各类载体,数字化处理机构不得留存任何档案资料。

六、相关外来单位查阅档案,也需由该单位在职人员持单位先容信。如必须借用涉密文件,须经学校办公室负责人审批。

七、查阅、利用涉密档案或资料者,不得擅自提供、抄录、公布涉密内容;不得涂改、污损、伪造、拍照。

八、对按照档案工作规定需销毁的档案资料,要鉴定、造册后报上级主管部门批准,经同意后方可指定两人监销。销毁注册及有关文件组成专卷,永久保存。

九、档案库房内应配置必要的安全保密设施,认真落实安全保密制度。如发生失泄密及其他安全事故,应马上采取补救措施并及时报告上级部门。

十、如有违反保密法和档案法的行为,依法追究相关当事人责任。

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档案查阅利用制度

为了规范档案的借阅管理,确保档案的使用安全,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《湖北省档案管理条例》的有关规定制定本制度。

一、不对外提供借阅或复制未公开档案和涉密文件。档案原件不得外借。司法机关因办案需要,确需提取档案原件的,须经学校主管领导审批后方可办理借阅手续。

二、凡借阅或复制档案者,须认真填写《文书档案调阅单》登记备查。学校教职工复印可公开档案,由专职档案管理员办理。其他单位人员调阅可公开档案,需持有单位先容信,如需复制,需经学校办公室负责人审批。公民和其他持有身份证、工作证、单位先容信等合法证件,可以查阅利用学校可公开档案,如需利用未公开的档案,需由专职档案管理员联系归档责任部门,经部门负责人审批同意后方可办理查阅手续。

三、查阅档案在档案室内进行,原则上原件不予借出。如因工作需要必须借出档案的,须经校领导批准后,办理借阅登记手续。借阅者应及时归还档案,档案外借时间一般不超过一周。如借阅人较长时间出差,应在出差前将所借档案归还。档案室对借出的档案要及时催还,对归还档案,应仔细清点,核查无误方可签字注销,若发现问题应及时报告并处理。

四、借阅者必须爱护档案,不准拆卷、圈点、涂改、转借他人,必须保证档案的绝对安全。对造成档案损毁、遗失的行为,依法追究当事人责任。

五、学校党委会和校长办公会会议记录和其他涉密文件,严格控制借阅范围,无关人员不得查阅。本校教职工查阅涉密文件,须经学校办公室负责人审批,在查阅室进行。绝密级文件不外借、不复制、不得摘抄。

六、利用档案者要严守保密规定,不得擅自公布或擅自扩大档案内容知晓权,违者依法追究法律责任。

七、利用者应按规定办理登记手续,认真填写《借阅档案登记簿》,以备档案室存查。

八、教职工调动时,须经学校办公室核实确认其借阅档案已归还,方可办理调动手续。

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档案工作岗位职责

一、学校档案工作领导小组工作职责

1.依据档案法规和有关政策,加强对档案工作的领导,将档案工作纳入学校工作整体发展规划,列入议事日程,审阅学校档案工作的重要规章制度、规划,听取关于档案的工作情况汇报,及时给予引导,在经费、设备等方面给予支撑;

2.主持档案工作会议,讨论档案工作的重要问题,及时协调解决档案工作中的重要问题;

3.督促学校档案工作,布置、检查、总结、验收档案工作。

二、办公室档案工作职责

1.负责组织专、兼职档案人员学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》《湖北省档案管理条例》和上级有关档案工作的方针、政策、法规;

2.组织制订档案工作规章制度,并检查实行情况;

3.负责档案工作的组织领导,制定各时期档案工作目标和方案;

4.负责档案工作的检查、评比和总结;

5.经常听取和主动征求领导及专、兼职档案人员对档案工作的意见和建议,组织专、兼职档案人员培训,加强对新常识、新技术的推广和利用

6.积极做好档案工作的宣传工作,逐步完善文件材料形成立卷制度;

7.加强与上级主管部门联系,主动汇报、请示工作;

8.及时解决档案工作中存在的实际问题,积极做好协调工作;

9.拟订档案室设备、设施及用品的购置计划。

三、专职档案员岗位职责

1.认真学习、宣传、贯彻党和国家有关档案工作的政策、法规,认真完成领导布置的各项工作;

2.严格遵守档案工作的纪律,遵守档案工作各项规章制度;

3.刻苦学习档案业务,积极参加业务培训,不断学习新常识、新技术,提高业务水平和工作能力;

4.认真做好档案的业务引导工作,帮助兼职档案员做好文件材料的收集、分类、整理、立卷、移交等工作;

5.热情、耐心做好档案查询和利用等服务工作。

四、兼职档案员岗位职责

1.认真实行《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《湖北省档案管理条例》和档案管理各项规章制度;

2.坚持平时归档工作制度,根据本部门不同种类文件材料形成的特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用和立卷归档;

3.负责相关部门文件材料的整理、归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统;

4.接受业务引导和监督检查,积极支撑、配合专职档案人员的业务工作,协助档案室开展档案工作;

5.积极参加档案业务培训,学习档案常识,提高业务水平,增强档案意识,提出改善档案工作的意见和建议;

6.认真做好档案的安全保密工作。

                           

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档案鉴定销毁制度

档案鉴定、销毁是优化库藏档案的一项重要工作,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《湖北省机关档案工作规范》等有关规定,结合工作实际,制定本制度。

一、档案鉴定工作必须在分管档案工作校领导的领导下,由学校办公室主任、专职档案员会同有关档案材料形成部门组成档案鉴定小组共同进行,鉴定工作每3-5年进行一次。

二、档案鉴定小组应根据国家有关档案保管期限的规定,对保管期满的各种载体的档案材料进行鉴定。

三、档案鉴定小组对被鉴定的档案材料,要逐卷逐件地进行审查,认真审核专职档案员对这些档案材料提出的处理意见,从而准确地判定和做出销毁或延长保管期限的决定。

四、经鉴定确无保存价值的档案,要逐卷逐件地填写以全宗为单位编制的销毁清册

五、档案鉴定小组每次鉴定工作结束后,须在销毁清册上签字,并将鉴定情况写成鉴定报告连同销毁清册一起呈报给上级主管部门审批,鉴定报告经批准后生效。

六、经审批批准销毁的档案,在档案室再保存一至两年,确无价值才能销毁。

七、档案鉴定小组指定两名以上人员为销毁人和监销人,应

根据销毁清册认真复核清点拟销毁的档案,待确认无误后方可在指定地点销毁,并在档案销毁清册上注明销毁日期、签名,鉴定报告及销毁清册由档案室存档并永久保存。

八、任何部门和个人不得随意销毁档案,不得将应销毁的档案当作废纸出售或做其他用途,违反者,按国家有关规定处理。

                           


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档案立卷归档和移交工作制度

一、档案归档工作要严格实行集中统一管理原则,凡在学校工作中形成的具有保存参考价值的文件材料,都应交校档案室归档保存。

二、各部门必须按照档案“三合一”制度中指定的归档时间和归档范围,将各门类文件材料收集齐全向学校档案室移交。

三、严把各门类文件材料归档质量关,对不符合规范的,应退回部门重新整理。

四、各门类档案材料归档交接时,交接双方应认真清查,根据归档单位提供的案卷目录和卷内文件目录逐件清查核对,确认无误后履行签字手续,一式两份,双方各保留一份。

五、专职档案管理员应遵循各门类文件材料的形成规律特点,对接收档案区别不同价值,进行科学的分类、编目和上架。

六、专职档案管理员调动工作时,必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。

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档案统计制度

档案统计工作是档案管理工作的重要组成部分,为档案工作的科学管理与科学决策提供重要依据,根据有关规定,特制定本制度。

一、档案人员必须以科学的态度和方法,实事求是地做好统计工作,以更好地了解和掌握档案工作情况,有效维护档案的完整和安全

二、建立健全各类档案统计台帐,做好档案室资产设备统计以及有关的专项统计,全面掌握库存档案的收集、整理、利用、移出、销毁和档案业务建设等方面的数据,做到账物相符,按时向省教育厅、省档案局交送档案统计报表。

三、各类数据应以原始资料为依据,实事求是,不得随意估算,不得虚报、瞒报,确保统计数据的严肃性。

四、定期对档案统计数据进行综合或专题分析,及时发现和解决存在的问题。

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